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Le dépôt d'une demande de RS&DE est un défi, principalement en raison des critères d'admissibilité complexes du programme, qui exigent une compréhension approfondie de la technologie et des lois fiscales. En outre, la nécessité d'une documentation détaillée sur les processus, les expériences et les échecs en matière de R&D ajoute à la difficulté.
Le suivi précis et la catégorisation des dépenses admissibles exigent une tenue méticuleuse des dossiers financiers. De plus, la nécessité d'articuler les processus techniques et les progrès en conformité avec les lignes directrices de la RS&DE exige des connaissances spécialisées, combinant l'expertise dans les domaines techniques et fiscaux.
Voici 5 conseils pour vous aider à assurer le succès de votre prochaine demande de crédits d'impôt pour la RS&DE.
Comprendre les conditions d'éligibilité pour les demandes de remboursement d'impôt au titre de la RS&DE
Déterminez si vos activités de R&D peuvent être considérées comme de la recherche scientifique et du développement expérimental selon les lignes directrices du programme de RS&DE. Il s'agit notamment d'évaluer si les travaux impliquent un progrès technologique, s'ils répondent à une incertitude scientifique ou technologique et s'ils suivent une investigation ou une recherche systématique par l'expérimentation ou l'analyse. Il est essentiel de s'assurer que votre projet répond à ces critères pour que votre demande soit acceptée.
Voici quelques activités admissibles et non admissibles pour les demandes de RS&DE.
Activités admissibles pour la RS&DE :
- Développer de nouveaux algorithmes logiciels ou améliorer ceux qui existent déjà.
- Créer des matériaux innovants aux propriétés améliorées.
- Recherche de nouvelles méthodes pour la durabilité de l'environnement.
- Mener des travaux expérimentaux pour faire progresser les dispositifs médicaux.
- Faire de la recherche pour relever des défis technologiques spécifiques.
Activités non admissibles au titre de la RS&DE :
- Collecte ou analyse de données de routine sans objectif de recherche.
- Activités axées principalement sur l'amélioration du style ou de l'esthétique.
- Contrôle de qualité standard et essais des produits existants.
- Études de marché et promotions des ventes.
- Activités liées à la prospection de minéraux, de pétrole ou de gaz naturel.
Pour une auto-évaluation de l'éligibilité de votre projet, consultez l'outil d'auto-évaluation et d'apprentissage de la RS&DE fourni par l'Agence du revenu du Canada.
Documenter minutieusement l'activité admissible au titre de la RS&DE
Une documentation complète pour la RS&DE implique la tenue de dossiers détaillés sur les activités de R&D tout au long du projet. Il s'agit notamment de notes, de documents de conception, de journaux de projet, de feuilles de temps, de procès-verbaux de réunions de R&D et d'enregistrements de processus d'essais et d'erreurs.
Il est essentiel de documenter les succès et les échecs, ainsi que les mesures prises pour les surmonter. Cette documentation détaillée est essentielle pour étayer votre demande de RS&DE et démontrer que vous avez mené une recherche systématique ou un développement expérimental.
Voici les choses à faire et à ne pas faire en matière de documentation sur la RS&DE :
- Conservez des dossiers complets : Documentez tous les aspects de la R&D, y compris les conceptions expérimentales, les tests et les itérations.
- Datez vos documents : Veillez à ce que tous les documents soient datés afin d'établir une chronologie.
- Inclure des détails techniques : Consignez les défis techniques spécifiques, les hypothèses et les résultats.
- Impliquer le personnel de R&D : Veiller à ce que les personnes impliquées dans la R&D contribuent à la documentation.
- Ne laissez pas de lacunes : Évitez les enregistrements manquants ou incomplets qui pourraient créer des doutes lors d'un audit.
- Ne pas mélanger les travaux admissibles et non admissibles : Séparer clairement la documentation relative aux activités admissibles à la RS&DE de celle relative aux travaux courants.
- Ne reportez pas la documentation : Évitez d'antidater ou de créer des dossiers après le projet ; documentez en temps réel.
- Ne soyez pas vague : Évitez les descriptions vagues ; soyez précis sur les défis et les solutions technologiques.
Déterminer les dépenses de RS&DE admissibles
Pour identifier les dépenses éligibles pour les demandes de RS&DE, concentrez-vous sur les coûts directs associés à vos activités de R&D. Ces coûts comprennent généralement les frais de recherche et de développement. Il s'agit généralement des éléments suivants
- Traitements et salaires : Pour le personnel directement engagé dans les travaux de RS&DE.
- Matériaux : Consommés ou transformés dans le cadre du processus de R&D.
- Dépenses contractuelles : Paiements à des tiers pour des travaux de RS&DE.
- Frais généraux et autres dépenses : Une partie des frais généraux qui peut être raisonnablement attribuée à la RS&DE.
- Coûts de location : Le coût du matériel utilisé principalement pour les activités de RS&DE.
Il est essentiel de distinguer ces dépenses de celles qui ne sont pas éligibles, comme les coûts opérationnels courants, les dépenses d'investissement ou les études de marché.
Gérer les descriptions techniques
La gestion des descriptions techniques pour la RS&DE implique la création d'une documentation claire et concise qui articule les activités de R&D entreprises. Ces descriptions doivent
- Définir les objectifs : Énoncez clairement les objectifs de votre R&D, en mettant l'accent sur les avancées technologiques ou les connaissances scientifiques recherchées.
- Décrire le processus : Détaillez la méthodologie utilisée dans le processus de R&D, y compris les plans et les tests expérimentaux.
- Mettre en évidence les défis technologiques : Expliquez les incertitudes ou les défis technologiques rencontrés et la manière dont ils ont été relevés.
- Démontrer une recherche systématique : Illustrez la nature systématique de la recherche, y compris la manière dont les hypothèses ont été testées et affinées.
La mise à jour des descriptions techniques est cruciale dans le processus de demande de RS&DE parce que :
- Ils fournissent des preuves claires de vos activités de R&D, en démontrant comment elles répondent aux critères de la RS&DE.
- Des descriptions détaillées permettent de justifier les dépenses déclarées dans la demande.
- Ils peuvent contribuer à clarifier la portée de votre projet lors d'un examen ou d'un audit.
- Des récits efficaces mettent en évidence l'approche systématique et l'avancée technologique ou la contribution scientifique de votre projet.
Les descriptions techniques sont essentielles pour justifier votre demande en démontrant que vos activités sont conformes aux critères du programme de RS&DE. Ils fournissent un contexte aux aspects techniques de votre projet et aident à clarifier la nature de votre travail de R&D pour les examinateurs.
Déposer des demandes de RS&DE avec précision et dans les délais impartis
N'oubliez pas que vous devez présenter votre demande dans les 18 mois suivant la fin de l'exercice financier de votre entreprise au cours duquel vous avez engagé les dépenses de R&D. Par exemple, si votre exercice se termine le 31 décembre 2023, vous avez jusqu'au 30 juin 2025 pour déposer votre demande de RS&DE pour les dépenses engagées en 2023. Cette date limite est stricte, et si vous ne la respectez pas, vous ne pourrez généralement pas déduire les dépenses pour cet exercice.
Voici d'autres conseils pour vous assurer que vous respectez les dates limites de dépôt des demandes de RS&DE :
- Comprendre le formulaire T661 : Familiarisez-vous avec ce formulaire spécifique utilisé pour les demandes de RS&DE, en vous concentrant sur ses exigences et sa structure.
- Tenue de dossiers précis : Veiller à ce que toutes les activités et dépenses de R&D soient enregistrées avec précision.
- Validez les informations financières : Vérifiez à nouveau tous vos calculs et détails financiers pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs.
- Utiliser les ressources de l'ARC : Consulter le site Internet de l'ARC pour obtenir des conseils et des mises à jour sur le programme de RS&DE.
- Déclarations électroniques : Utilisez les options de dépôt en ligne de l'ARC pour un traitement plus efficace.
Obtenir un soutien professionnel
Faites appel à des consultants en RS&DE ou à des fiscalistes spécialisés dans le programme de RS&DE. Ces professionnels connaissent bien le programme et peuvent fournir des renseignements précieux sur l'admissibilité, les exigences en matière de documentation et la préparation de la demande. Ils peuvent vous aider à maximiser le montant de la demande, à assurer la conformité avec les règlements de l'ARC et à réduire le risque d'erreurs ou d'omissions dans votre demande.
Le coût typique de l'utilisation de services professionnels de RS&DE suit souvent un modèle de tarification basé sur les contingences, où le fournisseur de services facture un pourcentage du crédit d'impôt reçu. Ce pourcentage peut varier, généralement de 10 à 20 %, en fonction de facteurs tels que la complexité de la demande et le niveau de service fourni. Certains prestataires peuvent proposer des tarifs horaires ou une structure d'honoraires fixes, en particulier pour les demandes plus simples ou de moindre envergure.
Certains professionnels, comme l'équipe de Chrono Innovation, proposent également des outils et des services de suivi de la R&D en même temps que d'autres offres. Cette approche globale peut être particulièrement avantageuse pour les entreprises technologiques qui cherchent à maximiser leurs avantages financiers et stratégiques dans divers aspects de leur activité. Faire appel à un fournisseur qui comprend le paysage plus large de l'industrie technologique peut apporter une valeur ajoutée qui va au-delà du simple processus de demande de RS&DE.
Suivez ces conseils pour obtenir des crédits précieux pour le travail important que votre entreprise accomplit déjà. Vous voulez l'avis d'un expert ? Contactez Chrono Innovation pour commencer.
